L'utente che intende consultare i documenti è tenuto alla compilazione del modello di consultazione archivio ed esibire un valido documento di riconoscimento.
La consultazione dell'inventario e dei documenti è gratuita. E' fatta eccezione per i documenti di carattere riservato, ai sensi dell'art. 125 del Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e precisamente:

• documenti relativi alla politica esterna e interna dello Stato. Gli stessi sono consultabili 50 anni dopo la data di pubblicazione;
• documenti contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali. E' consentita la consultazione dei documenti contenenti dati personali, dopo 40 anni la data di emissione ad eccezione di quelli relativi a stato di salute, la vita sessuale, o rapporti riservati di tipo familiare.

E' consentita la consultazione di una unità archivistica per volta, quelle già in consultazione non possono essere visionate da altri studiosi. Il materiale richiesto non può superare il numero di 3 pezzi (Buste, Volumi o registri) per seduta e va restituito integro al personale dell'archivio. I volumi, i registri e i documenti devono essere trattati col massimo riguardo; è vietato fare su di essi annotazioni anche a matita o appoggiarvi i fogli e le schede di lavoro.

Per effettuare la riproduzione dei documenti è necessario compilare il modello di richiesta e pagare i diritti di copia equivalenti a 0,10 centesimi, per i fogli di formato A4 e 0,15 centesimi per il formato A3 secondo quanto disposto dalla delibera di Consiglio comunale n. 1501 del 31.10.1994 "Costituzione della sezione separata dell'archivio ed approvazione del regolamento dell'archivio storico comunale" e della Determina dirigenziale dell'Unità di Direzione Patrimonio e attività finanziaria, n. 134 del 26.11.2001.

La riproduzione può avvenire, mediante estrazione di copia di un massimo di 15 fogli per seduta; ai solo fini di studio è consentito anche l'utilizzo di attrezzature personale dell'utente (fotografie, lucidi e scanner), con l'osservanza delle necessarie cautele e fatte salve le norme che tutelano l'integrità dell'atto, ovvero la non divulgazione, diffusione, spaccio al pubblico delle copie ottenute e la non utilizzazione delle stesse a scopi di lucro.

Le riproduzioni con strumenti informatici sono soggette al deposito in Archivio del doppio originale di ogni ripresa o fotografia.